Absageschreiben-Muster

Nachfolgend Muster für ein Absageschreiben bei einer EU-Vergabe sowie Absageschreiben bei unterschwelliger Vergabe.

Absageschreiben für EU-Vergabe sowie für unterschwellige Vergabe

Wichtige Unterschiede zwischen EU- und unterschwelligen Vergaben:

Begründungstiefe: Bei EU-Vergaben sind die Gründe für die Nichtberücksichtigung umfassend darzustellen, einschließlich eines Vergleichs der Zuschlagskriterien. Bei unterschwelligen Vergaben genügt häufig eine knappe Mitteilung.

Rechtsbehelf: EU-Vergaben erfordern eine Information über Rechtsmittel gemäß § 134 GWB. Bei unterschwelligen Vergaben ist dies meist nicht erforderlich, kann aber optional ergänzt werden.

Transparenz: EU-Vergaben unterliegen strengen Dokumentations- und Informationspflichten, während unterschwellige Vergaben oft weniger detaillierte Begründungen erfordern.

Absageschreiben für eine EU-Vergabe

[Briefkopf der Vergabestelle]
[Name der Vergabestelle]
[Adresse der Vergabestelle]
[Telefon/E-Mail der Vergabestelle]

[Ort, Datum]

An
[Name des Bieters]
[Adresse des Bieters]

Betreff: Mitteilung über den Ausgang des Vergabeverfahrens [Bezeichnung des Verfahrens] – Vergabenummer [XXX]

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir bedanken uns für Ihre Teilnahme an unserem Vergabeverfahren für den Auftrag „[Bezeichnung des Auftrags, z. B. Lieferung von IT-Leistungen]“.

Nach sorgfältiger Prüfung und Bewertung aller eingegangenen Angebote gemäß den in den Vergabeunterlagen festgelegten Zuschlagskriterien teilen wir Ihnen mit, dass Ihr Angebot leider nicht berücksichtigt werden konnte. Der Zuschlag wurde an [Name des erfolgreichen Bieters] erteilt.

1. Gründe für die Nichtberücksichtigung Ihres Angebots
Ihr Angebot erfüllte zwar die grundsätzlichen Anforderungen, jedoch erzielte es in der Bewertung nicht das wirtschaftlichste Ergebnis. Die detaillierten Ergebnisse Ihrer Bewertung lauten:

Das wirtschaftlichste Angebot wurde von [Name des erfolgreichen Bieters] eingereicht und erreichte insgesamt [X Punkte], während Ihr Angebot [Y Punkte] erzielte.

2. Einsichtnahme und Rechtsbehelfsmöglichkeiten
Gemäß § 134 GWB haben Sie das Recht, Einsicht in die Vergabeakte zu nehmen, um die Entscheidungsgrundlage nachzuvollziehen. Sollten Sie Bedenken hinsichtlich der Rechtmäßigkeit des Verfahrens haben, können Sie innerhalb von [Frist, z. B. 10 Kalendertagen] einen Nachprüfungsantrag bei der zuständigen Vergabekammer stellen.

Vergabekammer:
[Name und Anschrift der zuständigen Vergabekammer]

Wir danken Ihnen für Ihr Interesse und Ihren Aufwand im Rahmen dieses Vergabeverfahrens und würden uns freuen, Sie bei künftigen Ausschreibungen erneut als Bewerber begrüßen zu dürfen.

Mit freundlichen Grüßen,
[Name des Verantwortlichen]
[Position]

Unterschrift
[Stempel der Vergabestelle (falls erforderlich)]

Absageschreiben für eine unterschwellige Vergabe

[Briefkopf der Vergabestelle]
[Name der Vergabestelle]
[Adresse der Vergabestelle]
[Telefon/E-Mail der Vergabestelle]

[Ort, Datum]

An
[Name des Unternehmens]
[Adresse des Unternehmens]

Betreff: Ergebnis des Vergabeverfahrens [Bezeichnung des Verfahrens]

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir danken Ihnen für die Teilnahme an unserem Vergabeverfahren für den Auftrag „[Bezeichnung des Auftrags]“. Nach Prüfung und Bewertung aller eingegangenen Angebote teilen wir Ihnen mit, dass Ihr Angebot leider nicht berücksichtigt werden konnte.

1. Grund für die Nichtberücksichtigung Ihres Angebots
Ihr Angebot erfüllte die Anforderungen der Ausschreibung, wurde jedoch nicht als wirtschaftlichstes Angebot bewertet. Der Auftrag wurde an [Name des erfolgreichen Unternehmens] vergeben.

2. Hinweis zur Vertraulichkeit
Bitte beachten Sie, dass im Rahmen des Vergabeverfahrens keine weitergehenden Informationen über die Angebote anderer Teilnehmer gegeben werden können.

Wir danken Ihnen für Ihr Interesse und Ihre Mühe und würden uns freuen, Sie bei zukünftigen Ausschreibungen erneut als Bewerber begrüßen zu dürfen.

Mit freundlichen Grüßen,
[Name des Verantwortlichen]
[Position]

Unterschrift
[Stempel der Vergabestelle (falls erforderlich)]