Vergabeprotokoll-MusterDas Vergabeprotokoll ist der wesentliche Bestandteil einer Vergabe und deren Dokumentation. Die nachfolgenden Punkte stellen lediglich eine summarische Orientierung dar und ersetzen keine individuelle Rechtsberatung, die gerade in diesem Punkt besonders relevant ist. Vergabe- und Bewertungsprotokoll für eine EU-Vergabe und eine unterschwellige VergabeEin Vergabe- und Bewertungsprotokoll dokumentiert die wesentlichen Schritte und Ergebnisse eines Vergabeverfahrens. Es dient der Nachvollziehbarkeit und Transparenz und ist in EU-Vergaben zwingend erforderlich. Bei unterschwelligen Vergaben, je nach Landesvorschriften, ist es ebenfalls notwendig.
1. Muster für ein Vergabe- und Bewertungsprotokoll – EU-VergabeKopfbereich- Vergabestelle: [Name und Anschrift der Vergabestelle]
- Vergabenummer: [Nummer des Vergabeverfahrens]
- Verfahrensart: [z. B. Offenes Verfahren gemäß § 119 GWB, Verhandlungsverfahren]
- Auftragsgegenstand: [Kurze Beschreibung, z. B. "Lieferung und Installation von IT-Hardware"]
- Datum der Erstellung: [Datum]
1.1 Bekanntmachung- Datum der Bekanntmachung: [Datum]
- Ort der Veröffentlichung: [z. B. EU-Amtsblatt (TED), Vergabeplattform]
- Frist für den Eingang der Angebote: [Datum, Uhrzeit]
- Fristverlängerungen: [Falls zutreffend, mit Begründung]
1.2 Angebote- Anzahl der eingegangenen Angebote: [Anzahl]
- Liste der Bieter:
Nr. | Bietername | Datum des Eingangs | Form der Einreichung |
|---|
1 | [Bieter A] | [Datum] | [Elektronisch/Schriftlich] | 2 | [Bieter B] | [Datum] | [Elektronisch/Schriftlich] |
1.3 Prüfung der AngeboteKriterium | Bieter A | Bieter B | Anmerkung |
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Handelsregisterauszug | ✔ | ✔ | | Nachweise zur wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit | ✔ | ✔ | | Technische Leistungsfähigkeit | ✔ | ✖ | [Grund für Ausschluss] |
Ausschluss von Bietern (falls zutreffend): - Bieter B wurde ausgeschlossen wegen fehlender Nachweise zur technischen Leistungsfähigkeit.
1.4 BewertungsmatrixDie Bewertung erfolgt auf Grundlage der Zuschlagskriterien. Kriterium | Gewichtung | Bieter A (Punkte) | Bieter C (Punkte) |
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Preis | 50 % | 8 | 9 | Qualität der Leistung | 30 % | 7 | 8 | Nachhaltigkeitskonzept | 20 % | 9 | 6 | Gesamtergebnis: | 100 % | 8,0 | 8,3 |
1.5 Zuschlag- Zuschlag an: [Bieter C]
- Begründung: Bestes Gesamtergebnis unter Berücksichtigung der Zuschlagskriterien.
- Datum der Zuschlagserteilung: [Datum]
- Information an die unterlegenen Bieter: [Datum der Absageschreiben]
2. Muster für ein Vergabe- und Bewertungsprotokoll – Unterschwellige VergabeKopfbereich- Vergabestelle: [Name und Anschrift der Vergabestelle]
- Vergabenummer: [Nummer des Vergabeverfahrens]
- Vergabeart: [z. B. Freihändige Vergabe, Beschränkte Ausschreibung nach UVgO]
- Auftragsgegenstand: [Kurze Beschreibung]
- Datum der Erstellung: [Datum]
2.1 Einholung von Angeboten- Anzahl der angefragten Unternehmen: [Anzahl]
- Liste der angefragten Unternehmen:
Nr. | Unternehmen | Angebotsaufforderung (Datum) | Abgabe (Datum) |
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1 | [Unternehmen A] | [Datum] | [Datum] | 2 | [Unternehmen B] | [Datum] | [Datum] |
2.2 Prüfung der Angebote- Anzahl der eingegangenen Angebote: [Anzahl]
- Prüfung der Vollständigkeit:
Kriterium | Unternehmen A | Unternehmen B |
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Vollständiges Angebot | ✔ | ✔ | Wirtschaftliche Eignung | ✔ | ✔ |
2.3 Vergleich der AngeboteKriterium | Gewichtung | Unternehmen A (Punkte) | Unternehmen B (Punkte) |
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Preis | 60 % | 9 | 8 | Qualität der Leistung | 40 % | 8 | 9 | Gesamtergebnis: | 100 % | 8,6 | 8,8 |
2.4 Zuschlagserteilung- Zuschlag an: [Unternehmen B]
- Begründung: Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis.
- Datum der Zuschlagserteilung: [Datum]
Erläuterungen- Flexibilität: Die Vorlagen können an die spezifischen Anforderungen und Vergabearten angepasst werden.
- Rechtssicherheit: Eine detaillierte Dokumentation stellt sicher, dass das Verfahren transparent und rechtskonform durchgeführt wurde.
- Archivierung: Das Protokoll sollte mit allen relevanten Unterlagen (z. B. Angebote, Schriftverkehr) archiviert werden, um im Falle einer Prüfung vollständige Unterlagen vorlegen zu können.
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