Zuschlagschreiben

Nachfolgend sind summarische Zuschlagschreiben dargestellt.

Zuschlagschreiben für eine EU-Vergabe und eine unterschwellige Vergabe

Folrgende Unterschiede zwischen EU-Vergabe und unterschwelliger Vergab bei den Mustern für ein Zuschlagschreiben sind berücksichtigt:

Detailgrad: Bei EU-Vergaben ist die Begründung und Dokumentation umfangreicher, insbesondere die Darstellung der Bewertungsgrundlagen und die Bezugnahme auf die EU-Vergaberichtlinien.

Vertragsgrundlagen: Bei EU-Vergaben wird oft auf standardisierte Vertragsmuster wie die EVB-IT verwiesen, während bei unterschwelligen Vergaben einfache Vertragsbedingungen ausreichend sein können.

Fristen: Die Bestätigung durch den Bieter kann bei EU-Vergaben aufgrund der Komplexität des Vertrags länger ausfallen.

Zuschlagschreiben für eine EU-Vergabe

[Briefkopf der Vergabestelle]
[Name der Vergabestelle]
[Adresse der Vergabestelle]
[Telefon/E-Mail der Vergabestelle]

[Ort, Datum]

An
[Name des Bieters]
[Adresse des Bieters]

Betreff: Zuschlag für die Vergabe [Bezeichnung des Verfahrens] – Vergabenummer [XXX]

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir danken Ihnen für Ihre Teilnahme am Vergabeverfahren „[Bezeichnung des Auftrags, z. B. Lieferung von IT-Dienstleistungen]“.

Nach eingehender Prüfung und Bewertung der eingegangenen Angebote gemäß den in der Vergabebekanntmachung und den Vergabeunterlagen genannten Kriterien hat Ihr Angebot den Zuschlag erhalten.

1. Auftragserteilung:

• Auftragsgegenstand: [Kurze Beschreibung der Leistung, z. B. „Lieferung und Installation von IT-Hardware und Software inklusive Support“]
• Vergabeverfahren: [Verfahrensart, z. B. Offenes Verfahren gemäß § 119 GWB]
• Zuschlagskriterien: [Kurze Zusammenfassung der Kriterien und Begründung für den Zuschlag]
• Beispiel: Ihr Angebot überzeugte durch das beste Preis-Leistungs-Verhältnis (Punktwert: [X]).

2. Vertragsgrundlagen:
Der Auftrag wird auf Grundlage der Vergabeunterlagen und Ihres Angebots [Datum des Angebots] erteilt. Vertragsbestandteile sind:

• [Liste der Vertragsdokumente, z. B. EVB-IT Systemvertrag, Leistungsverzeichnis, etc.]

3. Vergütung und Zahlungsbedingungen:

• Gesamtpreis: [Betrag in € netto/brutto]
• Zahlungsmodalitäten: [z. B. Meilensteinzahlungen gemäß Angebot]

4. Leistungsbeginn und -dauer:

• Leistungsbeginn: [Datum]
• Leistungsende: [Datum oder „nach Vertragsbedingungen“]

5. Weiteres Vorgehen:
Bitte bestätigen Sie innerhalb von [X] Tagen schriftlich den Erhalt dieses Zuschlagsschreibens und Ihre Bereitschaft zur Durchführung des Auftrags.

Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit und stehen Ihnen bei Rückfragen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,
[Name des Verantwortlichen]
[Position]

Unterschrift
[Stempel der Vergabestelle (falls erforderlich)]

Zuschlagschreiben für eine Unterschwellige Vergabe

[Briefkopf der Vergabestelle]
[Name der Vergabestelle]
[Adresse der Vergabestelle]
[Telefon/E-Mail der Vergabestelle]

[Ort, Datum]

An
[Name des Unternehmens]
[Adresse des Unternehmens]

Betreff: Zuschlag für die Vergabe [Bezeichnung des Verfahrens] – [Optional: Referenznummer]

Sehr geehrte Damen und Herren,

im Rahmen der Ausschreibung „[Bezeichnung des Verfahrens]“ gemäß [z. B. UVgO] hat Ihr Angebot den Zuschlag erhalten.

1. Auftragsgegenstand:

• [Beschreibung des Auftragsgegenstands, z. B. „Bereitstellung von Bürohardware“].

2. Grund für den Zuschlag:
Nach Auswertung der Angebote gemäß den Ausschreibungsunterlagen hat Ihr Angebot die besten Ergebnisse erzielt:

• Preis: [X Punkte].
• Qualität: [Y Punkte].

Ihr Angebot wurde als das wirtschaftlichste Angebot bewertet.

3. Vertragsgrundlagen:
Der Auftrag basiert auf:

• Der Leistungsbeschreibung und den Vergabeunterlagen.
• Ihrem Angebot vom [Datum des Angebots].

4. Vergütung:

• Gesamtbetrag: [Betrag in € netto/brutto].

5. Zeitplan:

• Liefer-/Leistungsbeginn: [Datum].
• Liefer-/Leistungsende: [Datum oder „nach Absprache“].

6. Bestätigung:
Bitte bestätigen Sie uns bis zum [Datum] den Erhalt dieses Schreibens und Ihre Bereitschaft zur Auftragsdurchführung.

Wir danken Ihnen für Ihre Teilnahme und freuen uns auf die Zusammenarbeit. Bei Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,
[Name des Verantwortlichen]
[Position]

Unterschrift
[Stempel der Vergabestelle (falls erforderlich)]